กิจกรรมหรือโครงการที่จะเสนอต้องอยู่ในแผนหรือปฏิทินที่กำหนดไว้ในปีการศึกษา รวมถึงกิจกรรมตามนโยบาย หรือกิจกรรมพิเศษ ของมหาวิทยาลัย หรือจากหน่วยงานอื่น ต้องยื่นขออนุญาตก่อนการจัดกิจกรรมอย่างน้อย 7 วัน โดยให้ปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้
- องค์การนักศึกษา สภานักศึกษา และชมรม ให้ทำบันทึกข้อความถึงมหาวิทยาลัย (อธิการบดี) เสนอผ่านกองพัฒนานักศึกษา พร้อมแนบรายละเอียดเอกสารโครงการ ที่ผ่านการรับรองจากอาจารย์ที่ปรึกษา
- สโมสรคณะ ชุมนุม และสาขาวิชา ให้ทำบันทึกข้อความถึงคณะ (คณบดี) พร้อมแนบรายละเอียดเอกสารโครงการที่ผ่านการรับรองจากอาจารย์ที่ปรึกษา
- มหาวิทยาลัยจะพิจารณาหรือให้ปรับแก้ไข โดยผู้รับผิดชอบโครงการต้องคอยประสานกับกองพัฒนานักศึกษา หรือสำนักงานคณะ
- กรณีที่จัดกิจกรรมนอกมหาวิทยาลัย ต้องได้รับการอนุญาตจากผู้ปกครอง โดยแนบใบคำขออนุญาตจากผู้ปกครองเสนอต่อกองพัฒนานักศึกษา และสำนักงานคณะ
- เมื่อกิจกรรมหรือโครงการได้รับการอนุมัติหรืออนุญาต นักศึกษาและอาจารย์ที่ปรึกษา ต้องประสานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
5.1 การขอใช้สถานที่ในการจัดกิจกรรม ให้ปฏิบัติดังนี้
5.1.1 ทำหนังสือขออนุญาตใช้สถานที่
5.1.2 การจัดกิจกรรมต้องไม่รบกวน ผู้ที่ใช้สถานที่ตามปกติ
5.1.3 ผู้ขออนุญาตต้องรับผิดชอบกับความเสียหายหากเกิดแก่ สถานที่ และอุปกรณ์
5.1.4 เมื่อเสร็จสิ้นกิจกรรมผู้จัดกิจกรรมต้องทำความสะอาด จัดสถานที่ให้อยู่ในสภาพเดิม ปิดไฟ ปิดน้ำ ปิดพัดลม เครื่องปรับอากาศให้เรียบร้อย
5.2 การติดป้ายประชาสัมพันธ์ ให้ดำเนินการดังนี้
5.2.1 ป้ายประชาสัมพันธ์ต้องระบุชื่อหน่วยงานที่จัดกิจกรรม เพื่อมหาวิทยาลัยจะได้ทราบ
5.2.2 ติดป้ายประชาสัมพันธ์ได้ตามสถานที่ที่มหาวิทยาลัยกำหนด
5.2.3 กรณีเป็นป้ายใหญ่ ให้ขออนุญาตและต้องได้รับการอนุญาตจากมหาวิทยาลัยเรียบร้อย ก่อนจึงจะทำการติดตั้งได้
5.2.4. การติดป้ายประชาสัมพันธ์ควรประชาสัมพันธ์ล่วงหน้าอย่างน้อย 15 วัน
5.2.5 ข้อความที่เขียนในป้ายประชาสัมพันธ์ต้องใช้ภาษาที่เหมาะสม และควรหารือ กับอาจารย์ที่ปรึกษาก่อน
5.3 การยืมอุปกรณ์จากหน่วยงานของมหาวิทยาลัย
5.3.1 ให้นักศึกษาอ่านระเบียบการยืมของ จากหน่วยงานนั้น ๆ และดำเนินการตามระเบียบ
5.3.2 ผู้ยืมต้องรับผิดชอบต่อความเสียหายที่เกิดกับอุปกรณ์ที่ยืมไปใช้งาน และต้องนำส่งอุปกรณ์ที่ยืม ภายใน 3 วัน หลังเสร็จกิจกรรม
5.4 การใช้ยานพาหนะของมหาวิทยาลัย (กรณีโครงการ/กิจกรรมต้องใช้ยานพาหนะ)
5.4.1 ผู้รับผิดชอบโครงการต้องเขียนแบบฟอร์มขออนุญาตใช้ยานพาหนะ เสนอต่อมหาวิทยาลัย โดยต้องแนบโครงการที่ได้รับอนุมัติ
5.4.2 ผู้รับผิดชอบโครงการต้องดำเนินการประสานนัดหมายวัน เวลา สถานที่ รับส่งผู้โดยสารให้ชัดเจน
5.5 ประสานกองพัฒนานักศึกษา เพื่อขอยืมเงินทดรองจ่ายโดยแนบโครงการหรือกิจกรรมที่ผ่านการอนุมัติแล้ว (อาจารย์ที่ปรึกษาโครงการเป็นผู้ยืมเงินทดรองจ่าย)
- การส่งรายงานโครงการ เมื่อดำเนินงานเสร็จสิ้นแล้ว ผู้รับผิดชอบโครงการต้องส่งสรุปผลการดำเนินงาน (ตามแบบฟอร์ม) พร้อมหลักฐานการใช้จ่ายเงินต่อกองพัฒนานักศึกษา ภายใน 7 วัน หลังเสร็จสิ้นโครงการ